Privacybeleid

Dit beleid legt uit hoe Albireus (hierna "wij") persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en gebruikt. Contact: support@albireus.com. Dit beleid is van toepassing in combinatie met de Algemene voorwaarden, het Cookiebeleid en de Aanvullende toelichting op AI-functies.

Wettelijke kennisgeving

In overeenstemming met de wet op de bescherming van persoonsgegevens van de Republiek China (Taiwan) informeren wij u als volgt:

• Naam: Lin Chen Yu (exploitant van de Albireus-dienst, contactmailadres zoals hierboven vermeld).
• Doeleinden van verzameling: het aanbieden van accounts, de kenniswerkruimte, transcriptie, AI-assistent, teamsamenwerking, bètatestbeoordelingen, facturering en accountbeheer, en het onderhoud van de dienst.
• Gegevenscategorieën: identificatiegegevens (account, e-mail, naam), inhoudsgegevens (documenten, audio, beeld, scans), gebruiksregistratiegegevens (aantallen, geen inhoud), transactiegegevens (abonnement, facturatieperiode, betalingsstatus, puntafschrijvingen).
• Gebruiksperiode: zolang uw account bestaat; na accountverwijdering conform het onderstaande gedeelte "Accountverwijdering en gegevensbewaring"; en voor zover vereist door wetgeving, fiscale doeleinden of geschillenbeslechting.
• Gebruiksregio: de Republiek China (Taiwan) en buitenlandse verwerkingslocaties die noodzakelijk zijn voor het leveren van de dienst (zie "Verwerkers" hieronder); betalingsgegevens worden door Paddle verwerkt in onder meer het Verenigd Koninkrijk.
• Ontvangers en gebruikswijze: wijzelf, onze verwerkers en partijen waarmee u zelf actief deelt.
• Uw rechten: inzage, raadpleging, verkrijgen van kopieën, aanvulling of correctie, verzoeken tot staking van verzameling, verwerking of gebruik, en verzoeken tot verwijdering. Zie het einde van dit document voor de uitoefening hiervan.
• Gevolgen van niet-verstrekking: u kunt geen account aanmaken en geen functies gebruiken waarvoor inloggen vereist is.

Welke gegevens we verzamelen

• Google-inlog: Firebase Auth-gebruikers-ID, e-mailadres, weergavenaam en profielfoto.
• Bètatestaanvragen: weergavenaam, gebruikersnaam, gebruiksdoel en andere antwoorden op de vragenlijst (wanneer u een aanvraag indient).
• Door u gemaakte inhoud: documenten, notities, databasebestanden, journaal, borden, canvas, presentaties, transcriptieresultaten, AI-gesprekken.
• Audio en video: bestanden die u uploadt of live opneemt, en de daaruit getranscribeerde tekst.
• Gebruiksstatistieken: aantal verzoeken, aantal tokens, transcriptieseconden, AI-puntafschrijvingen en dergelijke, exclusief prompts of de hoofdtekst van documenten.
• Uitnodigingsprogramma: om zelfuitnodigingen en vergelijkbaar misbruik te voorkomen, bewaren we gezouten hashes van het IP-adres en van een willekeurige identificatie per browser (nooit het IP-adres zelf). Die gebruiken we alleen om te bepalen of een uitnodiging van hetzelfde apparaat of netwerk komt, nooit voor tracking of advertenties. Hashes van de uitnodiger worden 90 dagen na de laatste keer dat ze gezien zijn verwijderd; die van de uitgenodigde worden alleen bij de aanmelding vergeleken en niet bewaard. De willekeurige identificatie staat in je browser en verdwijnt als je de sitegegevens wist.
• Transactiegegevens: het door u gekozen abonnement, factureringscyclus, huidige factureringsperiode, betalingsstatus, bestelnummer, valuta en bedrag van de betaling, land van facturering en Paddle-klant- en abonnements-ID's.

Betaal- en factuurgegevens

Betalingen worden verwerkt door Paddle.com Market Ltd (Verenigd Koninkrijk), de Merchant of Record voor deze transacties (eerdere abonnementen werden verwerkt via NewebPay). Paddle verwerkt de factuurgegevens die u bij het afrekenen verstrekt volgens zijn eigen privacybeleid. Creditcardnummers, vervaldatums en beveiligingscodes worden rechtstreeks door de betalingsprovider verzameld; wij ontvangen of bewaren deze nooit. Wij bewaren uitsluitend het bestelnummer, het bedrag, de betalingsstatus en de bijbehorende abonnementsperiode voor administratieve afstemming en klachtenafhandeling. Financiële gegevens die volgens de belastingwetgeving bewaard moeten blijven, worden bewaard tot het einde van de wettelijke termijn, zelfs als u uw account verwijdert.

Databasescans en OCR

Scans of verzoeken voor afbeelding-naar-tekst worden naar onze verwerkingsdienst gestuurd; bepaalde beeldverbeteringen kunnen worden uitgevoerd door een verwerker. Tijdens dit proces verlaten de afbeeldingen uw browser.

Spraak- en videotranscriptie

• Bronaudiobestanden in de taakwachtrij worden doorgaans verwijderd zodra de transcriptie is voltooid; de getranscribeerde tekst blijft behouden in de taak of het document.
• Audio of video die u zelf aan een document toevoegt, wordt niet automatisch verwijderd.
• Voor live-opnamen wordt Google Cloud-spraakherkenning gebruikt; voor bestandstranscriptie en YouTube-transcriptie worden geïntegreerde spraakmodeldiensten gebruikt.
• Wanneer u cookies opgeeft voor het downloaden van YouTube of het vastleggen van een webpagina waarvoor moet worden ingelogd, worden deze uitsluitend gebruikt voor die specifieke actie en niet bewaard als langdurige inloggegevens.
• Controleer voordat u een bestand uploadt waarin stemmen van derden te horen zijn of u het recht hebt om dit op te nemen en te verwerken.

AI, gesprekken en geheugen

Standaard verloopt het genereren van tekst en afbeeldingen via ons cloudmodelkanaal, waarbij de door u geselecteerde documenten, bijlagen of transcripties als context kunnen worden meegestuurd. Zie de Aanvullende toelichting op AI-functies voor meer details.

Zelf meegebrachte API-sleutels worden alleen opgeslagen in de browser van dit apparaat en worden niet naar de cloud-database van Albireus weggeschreven. Verzoeken worden via onze servers doorgestuurd naar de door jou gekozen provider; op het gebruik van die gegevens zijn de voorwaarden van die providers van toepassing.

Teams en openbaar delen

Via teams waarvan u lid wordt of openbare links die u inschakelt, kunnen personen met toegang de bijbehorende inhoud bekijken; een openbare link kan zelfs zonder inloggen worden bekeken. Bepaal zelf zorgvuldig hoe breed u content deelt.

Verwerkers en internationale doorgifte

Om de dienst te kunnen leveren, kunnen gegevens worden verwerkt door Google Cloud en Firebase, Cloud Run, Vertex AI, Google Speech-to-Text, spraaktranscriptieproviders, Paddle.com Market Ltd (Verenigd Koninkrijk, Merchant of Record; eerdere abonnementen via NewebPay in Taiwan) en e-maildiensten; een deel van deze verwerking vindt plaats buiten Taiwan. Wij schakelen verwerkers uitsluitend in voor zover dat noodzakelijk is voor het leveren van de functionaliteiten.

Het zoeken naar GIF's in teamchats wordt verzorgd door GIPHY (Verenigde Staten): de door jou ingevoerde zoektermen worden via onze servers doorgestuurd naar GIPHY om resultaten op te halen; we verstrekken je account of chatinhoud niet aan GIPHY. GIF-afbeeldingen worden rechtstreeks vanaf de servers van GIPHY geladen, waardoor GIPHY bij het weergeven van een GIF het IP-adres van je apparaat en standaard verbindingsgegevens ontvangt. Offline zoeken naar GIF's is niet mogelijk.

Pushmeldingen worden via Firebase Cloud Messaging (Google) verzonden naar apparaten waarop je meldingen hebt ingeschakeld; we slaan alleen het push-token van het apparaat op en verwijderen dit automatisch wanneer het apparaat niet langer actief is. Je kunt pushmeldingen uitschakelen onder Meldingen en privacy.

Cookies en vergelijkbare technologieën

We gebruiken momenteel alleen technologieën die nodig zijn om u ingelogd te houden en de interface te laten werken; zie het Cookiebeleid voor meer details. We gebruiken geen tracking door derden voor advertenties.

Uw rechten uitoefenen

Op grond van artikel 3 van de Wet Bescherming Persoonsgegevens kunt u verzoeken om inzage, raadpleging, kopieën, correctie, stopzetting van verwerking of verwijdering. Het verwijderen van een account kan direct in het product (Instellingen → Account → Account verwijderen, zie de volgende sectie); voor overige verzoeken stuurt u een e-mail vanaf uw geregistreerde e-mailadres naar support@albireus.com; we verwerken dit binnen een redelijke termijn. Zie voor exportopties Gegevensexport en overdraagbaarheid.

Accountverwijdering en gegevensbewaring

• U kunt uw account op elk moment zelf verwijderen in Albireus via "Instellingen → Account → Account verwijderen" (beschikbaar op het web, de desktopversie en mobiele apps), zonder een e-mail te sturen. Ter bescherming van uw account kan worden gevraagd om opnieuw in te loggen.
• Na bevestiging van verwijdering wordt uw account onmiddellijk uitgeschakeld en op alle apparaten uitgelogd; inloggen of synchroniseren is daarna niet meer mogelijk.
• Gegevens in het account, waaronder documenten, handschrift, canvas, databases, transcripties en activiteitenlogboeken, geüploade bestanden en media, statussen van samenwerkingsdocumenten, zoekindexen, instellingen, portemonnee en resterende punten, evenals het inlogaccount zelf, worden binnen 14 dagen na de verwijderingsaanvraag definitief en onherroepelijk uit het productiesysteem verwijderd. Exporteer vooraf inhoud die u wilt bewaren.
• Na verwijdering uit het productiesysteem kunnen er kopieën in back-ups achterblijven: dagelijkse back-ups van samenwerkingsdocumenten worden na maximaal 30 dagen automatisch verwijderd; herstelmechanismen van cloudproviders kunnen verwijderde bestanden ook kort bewaren, niet langer dan deze 30 dagen. Deze kopieën worden uitsluitend gebruikt voor noodherstel, niet om verwijderde accounts te herstellen of voor andere doeleinden.
• Als u een lopend abonnement heeft, annuleren we bij accountverwijdering de automatische verlenging via Paddle (uiterlijk binnen één dag) zodat er geen verdere kosten ontstaan; eventuele eerdere doorlopende incasso's via NewebPay worden eveneens beëindigd. Reeds betaalde kosten voor de huidige periode worden niet automatisch gerestitueerd bij verwijdering, maar kunnen worden aangevraagd volgens het Restitutiebeleid; resterende punten worden met het account verwijderd en worden niet behouden of contant uitgekeerd. Als het betalingssysteem tijdelijk niet kan worden geannuleerd, verwerken we eerst het abonnement voordat we de verwijdering voltooien, bij voorkeur binnen de genoemde 14 dagen.
• Door u gemaakte deellinks en toegangsrechten komen te vervallen en uw lidmaatschapsregistraties in documenten, mappen of teams van anderen worden verwijderd. Inhoud die u heeft achtergelaten in gedeelde ruimtes van anderen (zoals documenten, teamkanalen of privéberichten van anderen) behoort toe aan die ruimte en kan behouden blijven voor andere leden.
• Gegevens die niet met het account worden verwijderd: facturatiegegevens die volgens de belastingwetgeving moeten worden bewaard (zie "Betalings- en facturatiegegevens" hierboven) worden bewaard tot de wettelijke termijn afloopt; daarnaast bewaren we een verwijderingslogboek zonder persoonsgegevens (een niet-herleidbare hash, aanvraag- en voltooiingstijdstip, aantal verwijderde items per datatype) om aan te tonen dat de verwijdering is voltooid.

Gebruikers buiten Taiwan

Als u zich in de Europese Economische Ruimte, het Verenigd Koninkrijk of een andere regio met vergelijkbare regelgeving bevindt, heeft u daarnaast recht op gegevensportabiliteit, beperking van de verwerking, bezwaar tegen de verwerking en het indienen van een klacht bij uw lokale toezichthouder voor gegevensbescherming. Onze rechtsgronden voor de verwerking van uw gegevens zijn de uitvoering van de serviceovereenkomst met u (account, content, betalingen), het voldoen aan wettelijke verplichtingen (facturatie- en belastingadministratie), en onze gerechtvaardigde belangen bij het beveiligen en verbeteren van de dienst. Bij doorgifte naar andere landen maken we gebruik van waarborgen zoals de standaard contractbepalingen van onze verwerkers. U kunt deze rechten op dezelfde wijze uitoefenen als hierboven beschreven.

Beveiliging en beperkingen

Wij hanteren redelijke toegangscontroles en beveiliging tijdens transport, maar kunnen niet garanderen dat het systeem nooit wordt onderbroken of gehackt. Beheerders hebben alleen toegang tot systeemlogboeken wanneer dit echt noodzakelijk is om storingen op te lossen.

Minderjarigen

Deze dienst is uitsluitend bedoeld voor gebruikers van 18 jaar of ouder. Indien we accounts van personen onder de 18 jaar ontdekken, kunnen we de dienstverlening aan het account stopzetten.

Beleidswijzigingen

Bij wezenlijke wijzigingen in het Privacybeleid of de Servicevoorwaarden verhogen we het versienummer en vragen we je om opnieuw te bevestigen wanneer je de werkruimte de volgende keer betreedt. Bij louter tekstuele aanpassingen die geen invloed hebben op de manier waarop gegevens worden gebruikt, is hernieuwde instemming niet per se vereist.